Информация, необходимая для отражения на счетах бухгалтерского учета , содержащаяся в принятых к учету первичных документах, обязательно накапливается и систематизируется. Учетная информация регистрируется или вручную, или с использованием средств автоматизации. С этой целью применяются учетные регистры — таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций, одно из важнейших средств ведения бухгалтерского учета. Содержание документов в них группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей учета. Запись хозяйственных операций в учетных регистрах используют для повседневного руководства финансово-хозяйственной деятельностью организации и для составления бухгалтерской отчетности.
Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральным законодательством предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.
Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Они группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, несут ответственность за правильность отраженных данных. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Проверяющие аудиторы и другие лица, получившие бухгалтерскую отчетность или другую документацию, обязаны хранить коммерческую тайну .
Законом «О бухгалтерском учете» установлен перечень обязательных реквизитов для регистров бухгалтерского учета:
- наименование регистра;
- наименование экономического субъекта, составившего регистр;
- дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Формы регистров бухгалтерского учета должен утвердить руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра, любое исправление должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов.
Классификация учетных регистров
Регистры бухгалтерского учета классифицируются по внешнему виду, характеру бухгалтерских записей, содержанию, форме графления, способам заполнения.
По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы.
Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учетные таблицы (листы бумаги) и, как правило, заключены в переплет. Все страницы в бухгалтерской книге нумеруются, а в конце ставится подпись главного бухгалтера и указывается общее число пронумерованных страниц.
Если книга является хронологическим регистром, записи в ней делают последовательно, не пропуская страниц. В книгах, служащих систематическими регистрами, для каждого синтетического или аналитического счета открывается отдельная страница или определенное число страниц в зависимости от предполагаемого объема записей.
Такие книги должны иметь оглавление. Все организации обязаны вести в книге (кассовой) детальный учет операций по счету «Касса».
Иногда книги применяют для пообъектного учета основных средств . Однородные по содержанию операции группируются на счетах синтетического учета. Например, главная книга.
Применение книг часто бывает нецелесообразным, так как затрудняет использование вычислительной техники, поэтому применяют карточки и свободные листы.
Карточки — это отдельные листы, разграфленные для нужд учета, изготовленные из бумаги или картона стандартного размера, что делает возможным их хранение в специальных запирающихся ящиках. Совокупность карточек однородного назначения называется картотекой. Карточки (совокупность карточек) разбиваются на необходимые разделы картонными разделителями, к которым прикрепляются металлические указатели (индикаторы)
разных цветов и размеров с указанием шифра, названия счета и других необходимых обозначений, что обеспечивает быстроту нахождения в картотеке нужной карточки.
Каждая картотека закрепляется за определенным счетным работником, отвечающим за сохранность карточек и правильность производимых в них записей. В нерабочее время картотека запирается на ключ. Каждая вновь заполненная карточка регистрируется в особом реестре, где ей присваивается порядковый номер, позволяя в любой момент проверить наличие всех карточек.
Применение карточек способствует внедрению механизированных средств учета. Они очень удобны для копировальных записей и всякого рода группировок учетных данных. Недостаток карточных регистров заключается в том, что при желании их легко изъять из картотеки и заменить другими.
Возможна также утеря карточек. Систематическая проверка карточек с помощью реестра позволяет своевременно обнаруживать их пропажу. Наиболее распространены три вида карточек: контокоррентные (имеют колонки дебет и кредит); материальные (имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием цены, количества и суммы); многоколонные, состоящие из нескольких колонок.
По характеру бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
В хронологических регистрах бухгалтерские документы записывают в порядке их поступления без разноски по счетам. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или реестрах, ее цель — обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию , и правильность записи в них. В известной мере назначение хронологического регистра выполняет журнал приемки документов и регистрации контрольных чисел, который ведут на машиносчетных станциях, чтобы регистрировать документы, поступившие для обработки. В этом журнале записывают дату поступления документов на машиносчетную станцию, их количество и сумму по группе (пачке) однородных документов. В нем приводится расписка заказчика в получении документов после их обработки на машиносчетной станции. Хронологическая регистрация используется также для наведения справок (например, регистрационный журнал, кассовая книга, журнал учета поступивших грузов, запись инвентарных карточек по учету основных средств).
В систематических регистрах однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции группируются на счетах синтетического и аналитического учета. Примером могут служить регистры учета затрат по объектам калькуляции, пообъектного учета основных средств и т.д. Систематическим регистром синтетического учета является главная книга, т.е. основной регистр, в котором сосредоточены итоговые данные по всем счетам.
Комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Примером является книга журнал-главная, а также большинство журналов-ордеров и ведомостей.
Регистры синтетического учета открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного текста, с указанием только даты, номера и суммы бухгалтерской проводки). Иногда приводится краткий пояснительный текст (например, реестр счетных документов, главная книга и книга «журнал-главная»). Записи в регистры синтетического учета делаются обычно не по отдельным документам, а по совокупности однородных документов, предварительно сгруппированных.
В аналитических регистрах каждая отдельная операция записывается с необходимой полнотой, причем по материальным ценностям — в натуральных и денежных измерителях. В отличие от синтетических регистров здесь нередко дается пояснительный текст, раскрывающий содержание операций. Регистры аналитического учета ведут в развитие какого-либо синтетического счета.
По строению аналитические регистры подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, линейные и шахматные.
Односторонние регистры — это различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете и имеют следующий вид:
Примером одностороннего регистра может служить кассовая книга.
Двусторонние регистры применяются в основном при ведении учета в книгах. Счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице — дебет, на правой — кредит). Двусторонние регистры используются в синтетическом и аналитическом учете только при ручном его способе. В них имеется место для записи текста операций. Двусторонний регистр имеет следующую форму:
| Дебет | Кредит | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Дата | № | Текст операции | Сумма | Дата | № | Текст операции | Сумма |
Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. В частности, учет движения материалов отражается в целом по организации, а также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты по организации, подразделениям и в разрезе статей затрат и т.д.
Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Здесь каждый аналитический счет отражается только на одной строке, давая возможность разделить синтетический счет на неограниченное количество аналитических счетов, что невозможно при вертикальном графлении. Например, в журнале-ордере по кредиту счета 71 каждый аванс, выданный подотчетному лицу, и все расчеты по авансу отражаются на отдельной строке.
Шахматные регистры. В регистрах этого типа можно ограничиться записью одних лишь кредитовых (либо одних лишь дебетовых) оборотов с группировкой по корреспондирующим счетам, что позволяет путем двойной записи в один рабочий прием отразить операции одновременно по дебету и кредиту счетов. Такое построение учетных регистров применяется при журнально-ордерной форме учета. Примером может служить главная книга, где каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.
Требования, предъявляемые к ведению учетных регистров
Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по его соответствующим счетам. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
Регистры бухгалтерского учета при хранении должны быть защищены от несанкционированных исправлений. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством РФ, — государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну . За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством РФ.
Записи в учетные регистры выполняются чернилами или шариковой ручкой (в тех случаях, когда необходимо иметь несколько экземпляров, делаются копии, например при использовании счетно-пишущих машин, так как применение таких средств облегчает труд счетных работников). Записи должны быть краткими, четкими, ясными, разборчивыми, без подчисток и помарок. Нельзя производить записи над строками и между строк. Способ записи в учетные регистры может быть линейно-позиционный и шахматной формы.
Линейно-позиционный способ записей применяется для учета расчетов с покупателями, поставщиками и подрядчиками, с подотчетными лицами и т.д. При этом способе обороты дебетовые и кредитовые отражаются по одной позиции (линии), что дает возможность выявить дебиторскую или кредиторскую задолженности. Например, журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В случае шахматной формы записи хозяйственная операция записывается одновременно по дебету и кредиту счетов один раз. Например, в журнале-ордере № 1 по счету 50 «Касса» такая запись дает возможность определить, проконтролировать и проанализировать совершившуюся хозяйственную операцию через корреспонденцию счетов.
После регистрации хозяйственных операций в учетных регистрах по окончании месяца по каждой графе подводят итоги. Итоговые записи синтетических и аналитических регистров обязательно сверяют, сопоставляя оборотные ведомости, или другим способом, и заносят в Главную книгу.
После утверждения годового отчета учетные регистры группируют, переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.
Способы исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете
Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации об ошибках в бухгалтерском учете и отчетности организаций регулируются Положением по бухгалтерскому учету «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (ПБУ 22/2010), утвержденным приказом Минфина России от 28.06.2010 г. № 6Зн. В Положении установлены общие правила исправления ошибок, допущенных при ведении бухгалтерского учета, в зависимости от времени их выявления.
Ошибка — это неотражение или неправильное отражение фактов хозяйственной жизни, причинами которых являются:
- неверные вычисления;
- неправильное толкование и применение учетной политики организации;
- неточная оценка или классификация фактов хозяйственной деятельности;
- неправильное использование информации, которая имеется на дату подписания отчетности;
- неверное применение законов и нормативных актов по бухгалтерскому учету;
- недобросовестные действия должностных лиц предприятия .
Ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решения пользователей, которые принимаются ими на основе бухгалтерской отчетности.
Если ошибка не отвечает критериям существенности, установленным организацией, то она признается несущественной.
Выявленные ошибки и их последствия подлежат обязательному исправлению.
Ошибки могут быть допущены в тексте операции, тогда они приведут к неправильной бухгалтерской проводке и в числах (наиболее распространенные). Часто бухгалтер , записав сумму в дебет одного счета, забывает записать ее в кредит другого счета или, наоборот, записав сумму в журнал, забывает разнести ее по счетам. Иногда, заполнив регистры синтетического учета, бухгалтер забывает об аналитическом. Для исправления ошибок, выявленных в бухгалтерском учете, пользуются различными способами: корректурным, сторнировочным, дополнительных проводок.
Корректурный (от лат. correctio — поправка) способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и написании выше правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. При исправлении ошибки должна быть указана дата, подтвержденная подписью лица, производившего исправление. Содержание исправленной ошибки может быть оговорено примерно такой записью: «Исправлено 210 (двести десять) руб. на 260 (двести шестьдесят) руб. Подпись: бухгалтер Григорьева Т.И. 02.06.20 _г.». Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. Неоговоренные исправления в учетных регистрах бухгалтерского учета не допускаются.
Корректурным способом пользуются для исправления описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы учета до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета — до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, в которой со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такая справка представляет собой документ бухгалтерского оформления и является основанием для исправления бухгалтерской ошибки. Данные справки заносят в главную книгу отдельной строкой, где они хранятся при соответствующих учетных регистрах обособленно.
Корректурный способ применяется и для исправления ошибок в кассовой книге, а также в других регистрах аналитического учета (например, в карточках расчетов с разными дебиторами и кредиторами) в тех случаях, когда соответствующие записи в синтетическом учете сделаны правильно. Исправления, сделанные корректурным способом в кассовой книге, заверяются подписями кассира и главного (старшего) бухгалтера.
Когда в учетных регистрах итоги подведены, составлен баланс, корректурный способ не допускается. Ошибка может быть исправлена в следующем отчетном периоде, так как необходимая отчетность уже представлена в соответствующие адреса.
Способ дополнительной проводки применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной, а корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало. Исправление допускается обычной записью на сумму разницы путем составления второй бухгалтерской проводки с аналогичной корреспонденцией счетов.
Сторнировочные записи — это исправительные записи методом «красное сторно» (от итал. storno — перевод счета). Этот способ применяют:
- при исправлении ошибок в корреспонденции счетов;
- когда бухгалтерская проводка составлена правильно, но записанная сумма больше, чем по хозяйственной операции.
Ошибка, обнаруженная в бухгалтерской проводке, «сторнируется», т.е. ранее сделанная в учете запись повторяется красным цветом, и происходит вычитание предыдущей, уже записанной суммы, после данной операции приравниваемой к нулю. После чего делается правильная корреспонденция счетов обычной записью. Тем самым признается, что исправленная новая запись есть первоначальная запись. Она может быть отражена в учете до подведения итогов в учетных регистрах и составления отчетности.
Способ «красное сторно» применяют, когда корреспонденция счетов указана правильно, а сумма завышена, на разницу в суммах делается исправительная запись красным цветом.
Для исправления ошибки составляется такая же бухгалтерская проводка, но разница в суммах пишется красным цветом.
Формы бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет ведется в многочисленных регистрах. Форма учета — это бухгалтерская запись данных из первичных документов в учетные регистры. При разных формах учета по-разному сочетаются учетные регистры, последовательность, способы учетных записей, организация учетного процесса.
Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:
- количество применяемых регистров, их назначение, содержание и внешний вид;
- взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;
- последовательность и способы записей в учетные регистры;
- степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.
В настоящее время применяется несколько форм бухгалтерского учета:
- Журнал-главная.
- Журнально-ордерная форма.
- Автоматизированная форма.
Форма бухгалтерского учета журнал-главная ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и в некоторых финансовых органах. Характерная особенность этой формы в том, что регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге — журнал-главная.
В первых трех графах книги записываются дата, номер, статьи и сумма оборота. Эта часть называется журналом хронологической записи документов. Вторая часть, т.е. последующие графы, в которых расположены все счета синтетического учета и где систематически записывают хозяйственные операции, называется Главной книгой. Такое построение регистров делает учет наглядным.
Операции в книгу журнал-главная записываются непосредственно с первичных или сводных документов либо на основании составленных мемориальных ордеров с приложенными к ним документами. В начале месяца в журнал-главную переносят сальдо по синтетическим счетам. Затем записываются операции, подсчитываются обороты по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на конец месяца.
Таким образом, счета закрываются после записи сальдо на первое число последующего месяца. Аналитический учет при этом ведется в книгах или в карточках. По аналитическим счетам составляются оборотные ведомости, которые сверяются с данными синтетического учета в книге «журнал-главная».
Простая форма бухгалтерского учета рекомендована Министерством финансов РФ и применяется в организациях малого предпринимательства. При использовании этой формы ведется регистр под названием «Книга учета доходов и расходов » Книга должна быть зарегистрирована в налоговой службе.
Организация и индивидуальные предприниматели , применяющие упрощенную систему налогообложения ведут «Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения» (далее — Книга учета доходов и расходов). В книге в хронологической последовательности, на основе первичных документов, отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период. Организации должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета показателей своей деятельности.
Книга учета доходов и расходов может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении Книги учета доходов и расходов в электронном виде налогоплательщики обязаны по окончании отчетного (налогового) периода вывести ее на бумажные носители. На каждый отчетный (налоговый) период открывается новая Книга учета доходов и расходов.
На последней странице пронумерованной и прошнурованной Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронном виде и выведена по окончании налогового периода на бумажные носители, указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя — при ее наличии), а также заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью налогового органа.
Исправление ошибок в Книге учета доходов и расходов должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) с указанием даты исправления и печатью организации (индивидуального предпринимателя) — при ее наличии).
В этих организациях наряду с книгой учета доходов и расходов ведется ведомость по форме № В-8 для учета расчетов по оплате труда . Дополнительно по общему правилу ведется кассовая книга для записи операций по кассе.
Малые организации, имеющие на балансе основные средства , осуществляющие производство продукции и работ, большое количество банковских операций, могут применять упрощенную форму бухгалтерского учета с использованием ряда регистров:
В-1 — ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных отчислений;
В-2 — ведомость учета производственных запасов и товаров, а также налога на добавленную стоимость, уплаченного по ценностям, и т.д.;
В-9 — ведомость (шахматная).
Каждая хозяйственная операция отражается в двух ведомостях: в одной по дебету счета с указанием корреспондирующего счета по кредиту, другая — по кредиту счета с указанием корреспондирующего счета по дебету. Остатки средств по ведомостям синтетического учета сверяются с данными кассовой книги и ведомостями аналитического учета.
Обобщение итогов финансово-хозяйственной деятельности за месяц производится в шахматной ведомости. Она является основанием для составления бухгалтерского баланса.
Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру, используемому при этой форме счетоводства, — журналу-ордеру. Она широко применяется в организациях различных форм собственности . Основой для ее использования является принцип накопления данных первичных документов в разрезе, обеспечивающем синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание и систематизация данных первичных документов производятся в учетных регистрах, позволяющих отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц. Хронологическая и систематическая записи хозяйственных операций осуществляются одновременно. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета.
Журнально-ордерная форма учета позволяет совместить во времени синтетический и аналитический учет. Карточки аналитического учета могут быть заведены по некоторым видам расчетов; инвентарные карточки, карточки учета затрат и т.д.
В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются в основном два вида регистров.
Журналы-ордера — бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу. Записи в них ведутся по мере поступления документов либо как итоги, в зависимости от характера и содержания операции. Журналы-ордера служат для отражения кредитовых операций по одному синтетическому счету. Они являются накопительными ведомостями. В них отражаются кредитовые обороты данного счета или по каждому первичному документу, или по итогам за день, или по итогам за более длительный период. Например, записи в журнале-ордере по кредиту счета 50 «Касса» производятся как итог за день на основании отчетов кассира, подтвержденных приложенными к ним документами. При незначительном количестве кассовых документов допускаются записи операций в регистры (производить не ежедневно, а за 3-5 дней) в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи. Итоги за день (несколько дней) в разрезе корреспондирующих счетов устанавливаются путем подсчета сумм однородных операций, отраженных в кассовом отчете или приложенных к нему документах, согласно бухгалтерской разметке, предварительно проставляемой в отчете кассира или на документах.
В основу построения журналов-ордеров положен и признак регистрации хозяйственных операций: данные первичных документов регистрируются только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Накопительные ведомости по дебету счетов имеют вспомогательное значение. Они используются для обеспечения аналитического учета в единении с синтетическим учетом. Совмещение синтетического и аналитического учета, например по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», обеспечивается тем, что в журнале-ордере по каждому платежному поручению записывают оприходованные материалы или товары, а в ведомости по тем же строкам делают записи об оплате этих поручений. Это позволяет не составлять оборотные и сальдовые ведомости по счетам синтетического учета.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу, которая используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В ней показывают исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Обороты по кредиту синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету — в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Правильность записей, произведенных в главной книге, проверяется подсчетом оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.
Главная книга открывается на год, на каждый счет отводится один лист. На основании главной книги и части других регистров заполняются баланс и другие формы отчетности.
Преимущество журнально-ордерной формы бухгалтерского учета состоит в возможности ее применения при использовании нового Плана счетов. В ней совмещаются хронологические и систематические записи, а по многим ордерам проводится однократная запись по счетам синтетического и аналитического учета. Применение журналов-ордеров ускоряет составление необходимой отчетности, обеспечивает ежедневный контроль за правильностью учетных записей. Компьютерный вариант предпочтителен для любых организаций, что делает бухгалтерский учет более оперативным, достоверным, полным и качественным.
В настоящее время одно из основных направлений совершенствования бухгалтерского учета связано с автоматизацией обработки информации с применением новейших технических средств. Их применение является наиболее эффективным средством быстрой обработки учетной информации, отличающейся массовостью, разнообразием, многозначностью, сложностью состава. Это обусловлено тем, что компьютеры характеризуются высокой скоростью работы, программным управлением , большой емкостью памяти, автоматическим восприятием исходных данных, богатым набором выполняемых операций и т.д.
Автоматизированная форма учета включает выполнение функций сбора, передачи, обработки, накопления, хранения, защиты и распространения информации.
Существует два основных подхода к проблемам автоматизации бухгалтерского учета. Первый — это так называемая «локальная» автоматизация, когда автоматизируется работа на конкретных участках учета, например, расчет заработной платы, выписка счетов фактур, платежных документов и т.д.
Вторым подходом к проведению автоматизации является комплексная автоматизация финансово-хозяйственной деятельности предприятия . При этом подходе с единой базой данных работают отделы менеджеров, бухгалтерии , работники складов и другие подразделения. Полностью устраняется дублирование в работе различных подразделений, а руководство получает возможность оперативно получать любую информацию о деятельности предприятия. Такая форма учета может быть реализована при применении программы «1С: Бухгалтерия» системы «1С: Предприятие».
Под термином «регистры бухгалтерского учета» принято понимать большое количество документов, предназначенных для отражения и систематизации данных из «первички». Порядок ведения этих документов регламентирован статьей 10 ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года.
Обязанность заполнять регистры возлагается на бухгалтеров коммерческих организаций, которые сводные данные должны использовать для составления финансовой и налоговой отчетности. Они классифицируются по назначению и по степени обобщения информации.
Самым главным учетным регистром любой коммерческой организации является , которая используется при составлении и отражения сводных данных в главной книге.
Федеральным законодательством предусмотрены формы учетных регистров, которые должны заполнять юридические лица
, имеющие любую организационно-правовую форму собственности.
При этом действующие законы не запрещают субъектам предпринимательской деятельности самостоятельно разрабатывать для себя регистры бухгалтерского учета.
Они могут вести аналитический и синтетический учет как на бумажных носителях, так и в электронной форме. В последние годы многие коммерческие организации используют специальное программное обеспечение, посредством которого осуществляется разноска данных по бухгалтерским счетам, заполнение и распечатка первичной документации, составление учетных регистров и формирование отчетности.
Каждая коммерческая организация обязана разработать и утвердить собственную . В этом документе будут отражаться все важные моменты, касающиеся ее работы в целом, взаимоотношений со штатными сотрудниками, ведения документооборота и т.д.
В учетной политике организации в обязательном порядке должна присутствовать информация, касающаяся учетных регистров, которые будут вестись бухгалтерами. Стоит отметить, что указывается форма и способ ведения данных документов. Что касается государственных предприятий, то для них форма учетных регистров утверждается Министерством Финансов РФ.
Что требуется отражать
В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности могут не использовать ранее утвержденные формы учетных регистров, в соответствии с регламентом Информации Минфина ПЗ №10/2012 от 04 декабря 2012 года.
При их формировании следует соблюдать лишь требование ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года , касающееся присутствия обязательных реквизитов.
При составлении таких документов бухгалтера должны в обязательном порядке указывать следующие реквизиты :
- Наименование (полное) учетного регистра.
- Полное название коммерческой организации, ее код.
- Период, за который составляется данный документ (либо дата начала ведение и дата закрытия).
- ФИО работника, который ответственен за составление документа.
- Подпись, компании.
В этом документе должны группироваться данные в хронологическом порядке. Также может проводиться систематическое группирование объектов бухучета. В обязательном порядке указываются единицы измерения. Все данные, которые вносятся в учетные регистры, должны подтверждаться соответствующей первичной документацией.
Запрещается указывать заведомо ложную информацию, которая будет искажать итоговые результаты, из-за чего организация минимизирует налоговые обязательства перед бюджетом. Если контролирующими органами будет выявлен этот факт, то компании и ответственным лицам грозят финансовые санкции.
Виды и формы в 2018 году
В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности должны вести следующие регистры :
- Главную книгу . В ней систематизируется информация, которая отражается по счетам бухгалтерского учета.
- Кассовую книгу, журналы регистрации , в которых указываются данные в хронологическом порядке.
- Журналы-ордера, ведомости , предназначены для систематизации данных первичного учета.
- Шахматные ведомости .
- Бухгалтерские справки .
- Расшифровки к счетам бухгалтерского учета .
После того как главным бухгалтером организации будут разработаны все формы учетных регистров, они передаются на утверждение руководителю
. Если у него не возникнет никаких возражений, то издается приказ, регистрирующийся в соответствующем журнале.
Контролирующие органы, которые рано или поздно будут проводить проверку хозяйственной деятельности компании, в обязательном порядке будут требовать этот документ . После изучения приказа проверяющий затребует все интересующие его формы (если компания ведет электронный документооборот, то истребует их распечатки). Именно поэтому юридическим лицам не стоит забывать о его издании, так как в противном случае им не избежать конфликтов с контролирующими органами.
Начиная с 2013 года, юридические лица обязаны издавать приказ , которым будут утверждаться все регистры, используемые ими при . Этот порядок регламентирован ФЗ №402 от 06 декабря 2011 года. К приказу прикладывается приложение, в котором расшифровывается полный перечень регистров бухгалтерского учета.
Примеры регистров
В соответствии с Приказом №94н , изданным Министерством Финансов РФ 31 октября 2000 года, субъекты предпринимательской деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и сдавать соответствующую отчетность, должны заполнять следующие виды регистров :
| № журнала-ордера | № бухгалтерского счета | |
|---|---|---|
| 1 | 50 | Поступления в кассу организации в денежной форме, расход средств |
| 2 | 51 | Движение денежных средств по расчетным счетам |
| 3 | 55 | Систематизируется информация о денежных средствах, которые поступают и списываются со специальных банковских счетов |
| 4 | 66, 67 | Проведения расчетов по краткосрочным и долгосрочным займам и кредитам |
| 5, 5А | 20-99 | Отражаются все расходы предприятия |
| 6 | 60 | Расчеты, которые проводит компания с поставщиками и подрядчиками |
| 7 | 71 | Расчеты, которые проводит предприятие с подотчетными лицами (командировки, выданные авансы на покупку товарно-материальных ценностей и т.д.) |
| 8 | 60, 62, 68, 76 | Расчеты, которые проводит компания с покупателями, бюджетом, дебиторами и кредиторами |
| 9 | 79 | Проведение внутрихозяйственных расчетов |
| 10 | 20, 21, 23, 25, 26, 29, 69, 70, 94, 96, 97 | Производственные и общехозяйственные расходы, расчеты с работниками по заработной плате, налоги с зарплаты, потери и недостачи, резервы и расходы будущих периодов |
| 11 | 40, 41, 43, 45, 46, 62, 90 | Готовая продукция и товары, расчеты с заказчиками и покупателями, реализация |
| 12 | 86 | Целевое финансирование различных программ |
| 13 | 01, 02, 80 | Основные фонды, амортизация, Уставный капитал |
| 14 | 14 | Отражается информация сельскохозяйственной направленности, например, учет животных на выращивании и откорме и т.д. |
| 15 | 84, 98, 99 | Прибыли, убытки, доходы будущих периодов, нераспределенная прибыль |
| 16 | 07, 08 | Вложения компании в необоротные активы, оборудование, предназначенное для установки |
| № ведомости | Информация, которая должна отражаться |
|---|---|
| 1-М | Денежные средства в наличной и безналичной форме, финансовые документы |
| 2-М | Запасы |
| 3-М | Расчеты с дебиторами и кредиторами, работниками, бюджетом, кредиторами, доходы будущих периодов |
| 4-М | Основные средства, амортизация, необоротные активы, финансовые и капитальные инвестиции |
| 5-М | Расходы, затраты будущих периодов, учет доходов, финансовых результатов, собственного капитала, обеспечение будущих платежей и расходов |
Субъектами предпринимательской деятельности часто задействуются следующие виды регистров :
| Вид регистра | Содержание |
|---|---|
| Карточки (инвентарные) | Используются для учета основных средств (в том числе и группового) |
| Ведомости | Юридические лица ведут оборотные и накопительные ведомости по финансовым и нефинансовым активам, приходу расходу товаров и продуктов питания и т.д. |
| Книги | Главным документом любой коммерческой организации является главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем счетам, а также указываются по ним остатки на начало и на конец отчетного периода (месяца). Кассовая книга необходима для учета поступлений и расхода денежных средств в наличной форме |
| Журналы | Субъекты предпринимательской деятельности в процессе ведения бизнеса должны составлять первичную документацию, которую следует регистрировать в соответствующих журналах (например, бланки строгой отчетности, приказы, путевые листы и т.д.) |
| Реестры | В таких документах, как правило, систематизируется информация |
| Карточки | Предназначены для учета товарно-материальных ценностей, основных средств, нематериальных активов и т.д. |
| Описи | Составляются в тех случаях, когда возникает необходимость в пересчете каких-либо ценностей, документов |
Правильность отражения хозяйственных операций
Бухгалтер, который занимается заполнением учетных документов, должен внимательно следить за правильностью и полнотой отражения в них информации. Очень часто в этих документах допускаются механические или математические ошибки, которые можно исправлять определенным способом.
Федеральным законодательством предусмотрены следующие методы корректирования записей в учетных регистрах (запрещается стирать, замазывать корректором и использовать лезвие для исправления ошибок):
- составление дополнительной бухгалтерской проводки;
- «красное сторно»;
- корректура.
Если при заполнении учетных регистров была допущена ошибка, которая не связана с корреспонденцией счетов и не отразилась на итоговых цифрах, то бухгалтер может применить метод корректуры . Ему следует тонкой линией зачеркнуть неправильную запись, и рядом с ней вписываются точные данные.
В нижней части регистра следует сделать запись «исправленному верить» «исправлено (например) двадцать пять на тридцать восемь», ставится дата и подпись. В большинстве случаев данная методика применяется при исправлении ошибок в бухгалтерских справках и пояснительных записках к балансам.
Если в учетном регистре была допущена ошибка, которая затронула корреспонденцию счетов, то бухгалтером должна быть применена методика «красное сторно». Ее принцип заключается в следующем. Бухгалтер красными чернилами повторяет неправильную корреспонденцию, после чего синей пастой пишет правильную проводку.
В том случае, когда в сводном документе была неверно указана сумма, но правильно составлена корреспонденция счетов, бухгалтер может применить метод дополнительной проводки. Ему необходимо отразить неучтенную сумму в той же корреспонденции.
Как создать регистры бухгалтерского учета? Подробности — в данной инструкции.
В.Ю. Авдеев, аудитор
С 2013 года каждая организация должна иметь приказ, которым утверждены применяемые ей регистры бухгалтерского учета. Связано это с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (ст. 10). Подписывает приказ руководитель предприятия.
90% российских фирм используют бухгалтерские программы 1С. Все и так понимают, какие распечатки можно получить из программы: ОСВ, анализ счета, карточка счет и т.п. Но это не отменяет формальное требование Закона, директор должен утвердить регистры бухгалтерского учета.
Обратите внимание, требование хоть и выглядит формальным, здесь есть важный момент. В случае проверки налоговый инспектор потребует у вас распечатки этих самых регистров бухгалтерского учета. Если вы не утвердили их состав, то рискуете получить от инспектора требование распечататься все, что позволяет ваша программа: карточки, оборотки, аналитику и т.п. во всевозможных разрезах. Это масса переведенной впустую бумаги и времени. Оно вам нужно? Поэтому при правильном подходе формальный приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета превращается во вполне полезный для бухгалтера инструмент. Как сделать такой приказ?
Для ленивых скажу сразу - его можно получить автоматически в нашем сервисе " " (приказ сделан с учетом 1С, но насколько универсален, что минимальное изменение сделает его пригодным и пользователям других бухгалтерских программ). Для остальных расскажу о приказе подробней.
Итак, перед нами стоит задача утвердить регистры бухгалтерского учета так, чтобы:
а) формально соблюсти требование о наличии приказа;
б) ограничить в нем количество распечаток до минимально необходимого перечня, исключающего ненужный перевод бумаги.
Задачу А решаем следующим образом. За основу берем официальный План счетов и привязываем к нему наши регистры. При этом мы определяем типы регистров для каждого счета. В 1С это: ОСВ, анализ счета, карточка счета. Именно эти документы и утверждаем в приказе:
4.2. Форма регистра "Оборотно-сальдовая ведомость по счету"
4.3. Форма регистра "Анализ счета"
Утвердив сами формы документов, привязываем их к счетам:
5. Регистры бухгалтерского учета формируются по счетам бухгалтерского учета согласно следующей таблице:
N счета Наименование счета Параметры детализации Формирование регистров бухгалтерского учета Ф.И.О. лица, ответственного за ведение регистров синтетический учет аналитический учет Анализ счета ОСВ Карточка счета по кредиту счета Карточка счета 01 Основные средства Виды основных средств Объекты основных средств V V V - 02 Амортизация основных средств Объекты основных средств V V V - 03 Доходные вложения в материальные ценности Материальные ценности - объекты вложений V V V - 04 Нематериальные активы Виды нематериальных активов Объекты нематериальных активов V V V -
Таблица получена переработкой плана счетов 1С, путем более общего описания аналитического учета и его сокращения. Действительно, для себя (можно это назвать "для управленческих целей") мы вольны использовать хоть 3 уровня субконто, но зачем их выносить на бумагу, усложняя регистры и увеличивая их объем?
Здесь мы как раз и решаем проблему Б – исключаем избыточные распечатки. Для этого берем на вооружение старый добрый "бумажный" метод ведения бухучета – журнально-ордерную форму счетоводства (см. Инструкцию по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утв. Письмом Минфина СССР от 08.03.1960 г. N 63). Да, не удивляйтесь, 1960 год. В те времена ручного учета составление лишних бумаг было непозволительной роскошью. Поэтому в основу положили принцип, по которому операции, как правило, расшифровываются только по кредиту счетов. Действительно, в каждой проводке есть , а значит, распечатка полных карточек счета необоснованно удвоит количество потраченной бумаги. В журнально-ордерной системе и по дебету и по кредиту показывают только самые важные операции – операции с денежными средствами. Поэтому в нашем приказе для всех счетов, кроме счетов учета денежных средств, ограничим распечатку карточек только кредитовыми оборотами.
Обратите внимание на другой важный момент. Мы добавили в таблицу столбец "ФИО лица, ответственного за ведение регистров". Это связано с тем, что в ст. 10 Закона "О бухгалтерском учете" среди обязательных реквизитов регистра значится ссылка на лицо, ответственное за ведение регистра и его подпись. Этот столбец придется заполнить самим. Если фирма небольшая и за все отвечает один человек (главбух) можно указать его Ф.И.О. в первой строке, а дальше поставить прочерки-повторение.
Итог: Требование об утверждении регистров бухгалтерского учета формально выполнено, аудиторы не застанут вас врасплох. Плюс подстраховались от "жадного" инспектора, желающего получить полную распечатку базы 1С вдоль и поперек.
Составить такой приказ, руководствуясь советами выше, не составит труда. Но если есть желание сэкономить время, формируйте приказ автоматически в составе .
Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.
По назначению
Хронологические - регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.).
Систематические - регистры, в которых запись выполняется в разрезе группировочных признаков - счетов.
Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.
Комбинированные (синхронистические) - регистры, в которых выполняется как хронологическая, так и систематическая запись.
По обобщению данных
Интегрированный
Дифференцированный
Каждый регистр может рассматриваться индуктивно - от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно - от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором - их дифференциация.
По внешнему виду
Книга - разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.
Карточка - бланк, отпечатанный в виде таблицы.
Свободный лист - те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками
Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов). Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.
Наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.
Контокоррентные - имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.
Инвентарные - для учета материальных ценностей. В каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма.
Многоколончатые - предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих, например оплата различных расходов предприятия.
Машинные носители - отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
16. Формы бухгалтерского учета .
Форма бухучета - процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них.
Отличие форм БУ :
Набор учетных регистров
Система взаимодействия учетных регистров
Объединение форм БУ :
Подтверждение хозяйственных операций первичными учетными документами
Отражаются методом двойной записи на счетах бухгалтерского учёта в соответствии с планом счетов.
Выбор формы бухгалтерского учета должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.
Различают следующие формы бухгалтерского учета:
- Журнал-главная
Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.
Схема учета по форме Журнал-главная:
- Мемориально-ордерную
Возникла в 1928-1930 годах. Основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись). За каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций лишь один ордер в месяц. По операциям, не поддающимся систематизации, и по сторнировочным операциям составляются мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.
Достоинства мемориально-ордерной формы:
Не ограничивает числа учитываемых операций;
Конкретизирует изменения в средствах на счетах;
Расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета;
Строгая последовательность учетного процесса;
Простота и доступность учетной техники;
Широкое использование стандартных форм аналитических регистров;
Возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.
Недостатки мемориально-ордерной формы:
Многократность записей и трудоемкость учета;
Отрыв аналитического учета от синтетического;
Сложность приемов выявления ошибочных записей.
Схема мемориально-ордерной формы учета:
- Журнально-ордерную
Основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливании за каждый месяц.
Схема: «документ – регистр – форма отчетности».
Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.
Журналы-ордера:
В основу построения единой журнально-ордерной формы положены следующие принципы:
Записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;
Совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;
Отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;
Применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;
Применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;
Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд.
- Упрощенную
Используется для субъектов малого предпринимательства.
Предусматривающая две формы учета:
Простая форма
Применяется в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства. Способ двойной записи не применяется, ведется книга учета доходов и расходов.
Упрощенная форма
Предусматривает использование ведомостей для учета имущества предприятия. Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.
Схема упрощенной формы учета:
- Автоматизированную
Форма бухгалтерского учета предусматривающая применение электронно-вычислительных машин.
Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.
Основные достоинства данной формы учета:
Однократное введение первичной информации;
Быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.
Применение вычислительной техники для сбора, регистрации и обработки информации;
Возможность диалогового режима работы с ЭВМ;
Возможность выдачи информации по запросу;
Освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.
Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:
Однократный ввод учетных данных;
Автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;
Автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;
Автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.
Вопросы: 8.1Учетные регистры, их сущность и значение.
8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация.
8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета.
8.4 Приемы исправления ошибок в учете.
8.1 Учетные регистры, их сущность и значение
Хозяйственные операции после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Чтобы получить необходимые сведения о хозяйственной деятельности следует все данные, содержащиеся в первичных документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием по счетам. Такая запись по счетам осуществляется в учетных регистрах. Учетные регистры представляют таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций.
Регистр бухгалтерского учета – документ, в котором производятся регистрация, накопление и систематизация учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах, натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях.
Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Регистры могут составляться на бумажных или машинных носителях информации по типовым формам регистров бухгалтерского учета.
Регистры бухгалтерского учета должны содержать следующие сведения: наименование регистра; наименование организации; период (начало и окончание) регистрации хозяйственных операций; хронологическую и (или) систематическую группировку хозяйственных операций; оценку хозяйственных операций в натуральных и стоимостных показателях; должности лиц, ответственных за ведение регистра, их фамилии, инициалы и подписи.
В регистрах бухгалтерского учета (за исключением регистров бухгалтерского учета, составленных в форме электронного документа) допускаются исправления.
8.2 Виды и формы учетных регистров, их классификация
Учетные регистры
По внешнему виду
Карточки
Свободные листы
Машинограммы
По назначению
По объему информации
По форме графления
По признаку унификации
По материальной основе
Хронологические
Систематические
Комбинированные
Синтетические
Аналитические
Комбинированные
Односторонние
Двухсторонние
Многографные
Бумажные
Безбумажные
Отраслевые
Специализированные
Поквартальные
Помесячные
По времени ведения
Рис. 1.Классификация учетных регистров
8.3 Принципы построения форм бухгалтерского учета
В бухгалтерском учете для регистрации хозяйственных операций используется большое количество разнообразных учетных регистров, записи в которых могут производиться в различной последовательности и сочетании, а для учета и обработки могут применяться различные технические средства вычислительной техники.
Форма бухгалтерского учета – порядок осуществления и обобщения записей на счетах бухгалтерского учета и совокупность регистров бухгалтерского учета, в которых производятся такие записи.
Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:
1 – внешний вид;
2 – строение и количество регистров;
3 – назначение и содержание учетных регистров;
4 – взаимосвязь и сочетание хронологических и систематических записей, регистров синтетического и аналитического учета;
5 – последовательность учетных записей;
6 – степень использования средств автоматизации в учетном процессе.
Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации, закрепляя это в учетной политике. В процессе исторического развития на практике применялось множество разных форм.
Первую форму бухгалтерского учета называют староитальянской, в которую входили три книги – мемориал, журнал, главная книга.
Второй формой бухгалтерского учета была новоитальянская – где велись уже первые документы, произошло разграничение синтетического и аналитического учета, ведение книг для аналитического учета, ведение оборотных ведомостей по синтетическим и аналитическим счетам с ежемесячной сверкой.
В настоящее время в Республике Беларусь организации могут применять одну из следующих форм учета: мемориально-ордерную, журнально-ордерную, автоматизированную и упрощенную.
При использовании мемориально-ордерной формы на каждый первичный документ или группу однородных документов, т. е. на каждую хозяйственную операцию составляется мемориальный ордер, где указывается его номер, краткое содержание операции, дебет и кредит счетов, сумма операции.
Мемориальный ордер №____
за _____ 20__ г.
|
Корреспондирующий счет |
Сумма, руб. |
|||
После составления они регистрируются в хронологическом порядке в журнале, где им присваивается постоянный порядковый номер.
Регистрационный журнал
за _______________ 20__ г.
Документы, на основании которых составляется мемориальный ордер, прикрепляются к нему. Мемориальные ордера после их регистрации в регистрационном журнале используются для записи операций на синтетических счетах в Главной книге. Она имеет развернутую двухстороннюю форму. Для каждого синтетического счета в ней отводится отдельный разворот двух страниц. Данные Главной книги используются для составления оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Аналитический учет ведется на карточках, записи в которые осуществляются на основании документов, прилагаемых к мемориальным ордерам.
Документы
Кассовая книга
Мемориальные ордера
Книги (карточки) аналитического учета
Регистрационный журнал
Главная книга
Оборотная ведомость по синтетическим счетам
Рис. 2. Мемориально-ордерная форма учета
Условные обозначения:
запись информации;
сверка записей.
Данная форма учета рассчитана в основном на использование ручного труда и практически не приспособлена к автоматизации.
В сельскохозяйственных организациях предполагает использование 17 журналов-ордеров, а также вспомогательных ведомостей, разработанных таблиц. Информация о совершенных операциях из первичных документов группируется в накопительной ведомости и после подсчета итоговых данных переносится в соответствующие журналы-ордера, однако данные первичных документов могут сразу же переносится в журналы-ордера. В основу построения журналов-ордеров положен кредитовый признак в корреспонденции с дебетуемыми счетами.
Первичные учетные документы
Кассовая книга
Группировочные и накопительные ведомости
Журналы-ордера
(ведомости)
Регистры аналитического учета
Главная книга
Оборотные ведомости по аналитическим счетам
Рис 3. Журнально-ордерная форма учета
Некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких счетов. В журналах-ордерах, совмещающих синтетический и аналитический учет, предусмотрены необходимые статьи аналитического учета.
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, которая используется для обобщения их данных, а также для взаимной проверки правильности записи по счетам и для составления баланса. Главная книга открывается на год.
Для каждого счета в Главной книге отводится отдельная таблица (страница), где записывают остатки на начало месяца, оборот по кредиту одной общей суммой из соответствующего журнала-ордера. Обороты по дебету собираются из различных журналов-ордеров, т.е. Главная книга ведется по дебетовому признаку . Сумма всех дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по дебету и кредиту должны быть равны в Главной книге.
Автоматизированная форма учета основывается на применении и использовании ПЭВМ и создании автоматизированных рабочих мест (АРМ) непосредственно в бухгалтерии, что позволяет автоматизировать обработку учетных данных от их ввода до формирования выходных форм. При этом ввод данных производится однократно, а использование – многократно в разрезе различных уровней пользования.
Все используемые в настоящее время программные продукты («1С: Бухгалтерия», «Галактика», «Ветразь» и др.) могут отличаться формами выходных документов и приемами ввода первичных данных, но их объединяет то, что они функционируют на основе взаимодействия элементов метода бухгалтерского учета: документации, счетов, двойной записи на счетах, баланса, инвентаризации, отчетности, оценки и калькуляции.
Особенностью данной формы учета является централизованный сбор и распределение данных между различными подсистемами учета: «Учет основных средств», «Учет производственных запасов», «Учет готовой продукции и ее реализации», «Учет финансово-расчетных операций», «Учет труда и заработной платы», сводный учет и составление отчетности и получения выходной информации – машинограмм, которые по содержанию соответствуют регистрам синтетического и аналитического учета. Автоматизация учета ускоряет процесс обработки и получения информации.
Первичная информация по операциям
Хранение информации (баз данных)
Обработка информации по программе
Нормативно-справочная информация
Регистры
Отчетность
Документация
Рис. 4. Автоматизированные формы учета
Применяется в организациях малого бизнеса.При использовании данной формы из 66 синтетических счетовдействующего Плана счетов применяются 20-25 счетов, а все хозяйственные операции регистрируют в Книге учета хозяйственных операций по форме К-1. Книга учета хозяйственных операций является регистром синтетического и аналитического учета.
Первичные документы
Оборотная ведомость
Кассовая книга
Ведомости (В-1 до В-8)
Карточки аналитического учета
Баланс и другие формы отчетности
Шахматная ведомость (В-9)
Рис. 5. Упрощенная форма бухгалтерского учета
В организациях производственной сферы деятельности, наряду с Книгой учета хозяйственных операций и Кассовой книгой, рекомендуется использовать дополнительно 9 ведомостей:
Ведомость учета основных средств, начисления амортизации по ним – форма № В-1;
Ведомость учета производственных запасов и готовой продукции – форма № В-2;
Ведомость учета затрат на производство – форма № В-3;
Ведомость учета денежных средств и фондов – форма № В-4;.
Ведомость учета расчетов и прочих операций – форма № В-5;
Ведомость учета реализации – форма № В-6;
Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма № В-7;
Ведомость учета заработной платы – № В-8;
Ведомость (шахматная) – форма № В-9.
Итоговые данные по счетам в Книге учета хозяйственных операций являются основанием для составления оборотного баланса (оборотной ведомости по счетам).