Как отправить справки 2 ндфл в налоговую. Как составить заявление

В сентябре 2011 г. был утвержден Порядок представления в налоговые ор­ганы сведений о доходах и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц. Документ вступил в силу 8 ноября 2011 г., но фактически применяется при взаимо­действии с налоговыми органами с 2012 г. О том, что нужно учесть бухгал­теру в связи с его принятием, расскажем далее.

Новый Порядок заменил принятый еще в 2003 г. Порядок за­полнения и представления Справки о доходах физического лица за 2003 г. (утв. приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583). До последнего времени организации должны были представлять отчетность по НДФЛ (в т. ч. через Интернет) в соответствии с этим давно устаревшим документом, поскольку другого просто не было.

В соответствии с новым Порядком могут представить форму 2-НДФЛ в налоговый орган од­ним из трех способов:

• лично или через (в бумажном виде или на электрон­ном носителе);
• направить в виде почтового отправления с описью вложения (в бумажном виде или на электронном носителе);
• передать с применени­ем (только в элек­тронном виде).

Датой будет считаться:

• в первом случае - дата фактического представления;
• во втором - дата отправки по почте;
• в третьем - дата отправки, зафиксированная в подтверждении оператора связи или

Отчетность в бумажном виде. Распечатанную или заполненную от руки форму 2-НДФЛ можно представить лично или отправить по почте. Пункт 15 Порядка предписывает сопроводить ее Реестром сведений о доходах физических лиц за истекший год, причем в двух экземплярах. Форма реестра утверждена тем же приказом, что и Порядок. Заполнение реестра рассмотрим на примере.

Отчетность на электронных носителях. Отчетность в электронном виде можно представить на дискете, CD- или DVD-диске либо на флэшке.

Как и в случае с бумажной отчетностью, формы 2-НДФЛ должны сопровождаться реестрами сведений о доходах физических лиц. Причем реестры должны быть на в двух экзем­плярах на каждый файл, несмотря на то, что сама отчетность пред­ставляется на электронном носителе.

Количество представляемых в инспекцию форм 2-НДФЛ не долж­но превышать 3000 документов в одном файле. Если этот порог пре­вышен, то придется формировать несколько файлов.

Отчетность через Интернет Представить 2-НДФЛ по телекоммуникаци­онным можно двумя способами (п. 21 Порядка):

• через специализированного оператора связи, который обеспечивает обмен информацией между налоговой инспекцией и организацией;
• через

Что такое НДФЛ? Сегодня, этот вопрос задают те, кто получает заработную плату. Налог на доходы физических лиц (НДФЛ) – это налог, который удерживается с физических лиц. Резидент или нерезидент, который получает доход с какого либо вида деятельности в стране, должен уплатить налог с дохода физлиц.
Рассмотрим, виды доходов, которые облагаются НДФЛ:
- заработная плата, начислена плательщику налога согласно трудового контракта;
- сумы вознаграждений;
- сдача квартиры, дома в аренду, лизинг;
- продажа интеллектуальной собственности,;
- дивиденды, приз;
- подарок имущества в наследство;
Плательщики налога обязаны подавать налоговый отчет по результатам года, а также своевременно уплачивать налог.
Наша страна всячески прилагает усилия, чтобы помочь своим жителям, поэтому есть определение - налоговый вычет. Спросите вы, что это за термин? Это денежные средства, которые не облагаются налогом на доходы, даже если вы уплатили налог вы имеете полное право на возврат этих денежных средств.
Вы можете сделать возврат из бюджета часть вами уплаченного налога по следующим признакам:
- за свое обучение или обучение ваших детей (если дети учатся в университете на очной форме и им не более 24 лет);
- налоговый вычет «на себя» (могут получить инвалиды І и ІІ групп, «чернобыльцы», военнослужащие, погибшие при защите СССР и др.);
- если у вас есть ребенок (на третьего и последующих детей);
- вычет на лечение (утвержден список медикаментов);
- при продаже недвижимости, если она находилась в собственности не менее 3 лет;
- при покупке жилья (этот вычет всем малоизвестен и он предоставляется всего один раз за всю жизнь).
На сегодняшней день, многие из нас пользуются кредитами. Не каждый может себе позволить такую роскошь как купить новый автомобиль или квартиру за наличные, поэтому приходится брать кредит, чтобы свершить долгожданную покупку. Во всех банковских организациях существуют жесткие требования при оформлении кредитов на крупные суммы, поэтому одним из главных запрашиваемых документов заемщика является справка формы 2-НДФЛ.
Форма 2-НДФЛ – это отчет предприятия, который предоставляется в налоговую службу о начисленной зарплате и вычетах сотрудника. Справку получить можно у работодателя по письменному запросу. Бухгалтерия должна в течении трех дней предоставить вам копии документов, связанных с работой.
Рассмотрим, для каких же целей нужна справка 2-НДФЛ. Как было указано выше, наиболее часто справку требуют банки от заемщика для оформления кредита на большую сумму. К тому же, в случае перехода на новую работу отдел кадров может затребовать у вас эту справку, оформленную предыдущим работодателем. Нужна справка и для оформления налоговых вычетов. Также требуется и в иных случаях, например для расчета пенсии, при участии в судебных разбирательствах и другое. Если вы любите путешествовать, то при оформлении визы в посольстве у вас могут затребовать справку.

«1С: Налогоплательщик 8»: Подготовка и отправка отчётных сведений о доходах физических лиц (2-НДФЛ)

Подготовка файла отчётности

Данные о доходах для отчётности по НДФЛ необходимо указывать в справочнике «НДФЛ - доходы и налоги». В конфигурации «Налогоплательщик» перейдите в справочник через меню «Журналы отчётности по физ. лицам» - «НДФЛ - доходы и налоги» (рис. 1).

В шапке окна укажите общие реквизиты, табличную часть заполнить списком работников. Список работников можно ввести методом подбора. Для каждого работника укажите дату дохода, при этом месяц налогового периода и период регистрации определятся автоматически.

Для ввода кода дохода НДФЛ используется справочник «Коды доходов НДФЛ» (рис. 2), содержащий стандартные предопределенные значения. В колонках «Код вычета» и «Сумма вычета» можно внести код вычета, соответствующий выбранному коду дохода НДФЛ, и сумму вычета. Если ставка дохода для физического лица или для выбранного дохода отличается от 13 % , исчисленная сумма налога рассчитывается автоматически в колонке «Сумма налога исчисленная». Размер налога по ставке 13 % следует указать в табличной части на закладке «НДФЛ по ставке 13 %» . Также на этой закладке укажите размеры личного вычета и вычета на детей. В табличной части на закладке «НДФЛ удержанный» укажите сведения об удержанных суммах НДФЛ.

Если при редактировании адреса проживания сотрудника, являющегося иностранным гражданином, отображается сообщение об ошибке, обновите конфигурацию «Налогоплательщика» до актуальной версии.

Формирование и отправка файла отчётности

Чтобы сформировать пачку форм 2-НДФЛ:

• перейдите в меню «Журналы отчётности по физ. лицам»;
• выберите «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» (рис. 3).

В шапке формы укажите общие реквизиты.

Табличную часть документа заполните списком работников. Это можно сделать автоматически с помощью кнопки «Заполнить» или добавить сотрудника при помощи кнопки «Добавить».

Чтобы сформировать пачку документов в электронном виде, нажмите «Записать файл на диск» и выберите каталог выгрузки.

Чтобы выгрузить пачку документов в электронном виде в каталог интеграции с ПК «Спринтер», нажмите «Зашифровать и отправить в ИФНС».

Чтобы отправить пачку документов в электронном виде в налоговую инспекцию, перейдите в меню «Отправка» и нажмите «Отправить».

Уточнение сведений о доходах физических лиц за предшествующие налоговые периоды

Чтобы уточнить ранее представленные сведения, подайте новую «Справку» по форме 2-НДФЛ по данному физическому лицу.

Сведения о доходах физического лица, которому налоговый агент сделал перерасчет налога на доходы физических лиц за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформите в виде новой «Справки» по форме 2-НДФЛ.

Важно! При составлении новой «Справки» взамен ранее представленной в полях «№ ____» и «от ____» рекомендуем указать № ранее представленной «Справки» и новую дату составления «Справки».

Можно ли заказать справку 2-НДФЛ на портале «Госуслуги»?

Справка 2-НДФЛ — документ, подтверждающий общую сумму доходов физического лица, а также сумму уплаченного им налога за определенный период. Она может быть запрошена различными организациями как подтверждение платежеспособности человека (обычно требуют банки) или для предоставления работнику каких-либо вычетов (при устройстве на новую работу). Кроме того, сам гражданин при необходимости может взять справку, чтобы проконтролировать суммы удержаний.

Вопрос, как заказать справку 2-НДФЛ через Госуслуги, особенно актуален для тех граждан, у кого нет возможности обратиться напрямую в бухгалтерию организации. Например, если человек уволился и переехал или же предприятие вообще было ликвидировано.

С недавнего момента, чтобы получить справку о налоге на доходы физических лиц, необязательно обращаться непосредственно к работодателю. Документ можно заказать через личный кабинет на официальном сайте налоговой. Для этого можно воспользоваться учетной записью, полученной напрямую в ФНС, либо же сделать это при помощи портала «Госуслуги».

Такая опция будет доступна пользователю, только если у него уже есть подтвержденная учетная запись на портале. Если записи нет, то придется зарегистрироваться.

2-НДФЛ через Госуслуги заказывается абсолютно бесплатно. Заявку можно оставить в любое время. Фактически справка заказывается именно на сайте ФНС России. Сама же учетная запись на портале «Госуслуги» необходима для авторизации в личном кабинете налогоплательщика. Полученная справка 2-НДФЛ через сайт налоговой имеет такую же юридическую силу, как и документ на бумаге.

Что нужно знать, чтобы получить справку через сайт налоговой?

Получить справку 2-НДФЛ через личный кабинет налогоплательщика могут только граждане, зарегистрировавшиеся напрямую на сайте ФНС, а также те, у кого имеется подтвержденная учетная запись на портале «Госуслуги». Для подтверждения необходимо в своем профиле указать паспортные данные и номер СНИЛС и дождаться окончания обязательной проверки (займет приблизительно 15 минут). После чего придется посетить любой центр обслуживания и подтвердить свою личность.

Для подтверждения можно использовать один из четырех способов:

Не знаете свои права?

• прийти лично в один из центров обслуживания со СНИЛС и паспортом;
• заказать код подтверждения личности из профиля по Почте России;
• через онлайн-банки «Тинькофф» или «Почта Банк» (только если гражданин является клиентом этих банков);
• с помощью электронной цифровой подписи.

При возникновении каких-либо трудностей на любом из этапов регистрации всегда можно обратиться за помощью на горячую линии портала «Госуслуги» по номеру: 8 800 100 70 10 или написать на электронную почту [email protected] . Информация о том, как получать справку 2-НДФЛ через Госуслуги, доступна также и на самом портале.

Обладая информацией о том, как взять справку 2-НДФЛ через Госуслуги, можно в значительной степени облегчить процесс ее получения, ведь процедура довольно простая и быстрая. Например, если обращаться непосредственно в бухгалтерию, то согласно ТК РФ срок выдачи может растянуться до трех дней. Это прописано в ст. 62 ТК, которая гласит, что при подаче заявления в письменном виде работнику в установленный срок должны быть выданы копии документов, связанные с работой. На практике же обычно никаких заявлений писать не требуется. Такой документ выдается работнику и просто при устной просьбе, но всё равно на его выдачу может уйти несколько дней. Тогда как Госуслуги справку 2-НДФЛ предоставляют в более короткие сроки.

Справка 2-НДФЛ через личный кабинет налогоплательщика

Согласно ст. 226 НК РФ налоговый агент (работодатель) в отношении каждого своего сотрудника самостоятельно заполняет все данные и передает их в налоговую службу.

Получить справку 2-НДФЛ через Госуслуги за прошедший год можно только после 1 июня следующего года. Это связано с тем, что данные о доходах физического лица работодатели должны передавать в инспекцию не позже 1 апреля следующего года. Если документ будет нужен за последние несколько месяцев, то придется все же обращаться в бухгалтерию.

Процесс получения справки 2-НДФЛ на налог.ру довольно прост. Для этого нужно:

• авторизоваться на сайте налоговой службы через «Госуслуги» либо с помощью пароля от личного кабинета налогоплательщика (пароль можно получить, обратившись непосредственно в ФНС);
• зайти на сайте в раздел «Мои налоги»;
• перейти на вкладку «Сведения о доходах»;
• затем выбрать «Справка по форме 2-НДФЛ с подписью» и, отметив нужный период, нажать «Выгрузить с электронной подписью».

Документ сохраняется на компьютере или мобильном телефоне в zip-архиве с содержащимися в нем файлами в форматах PDF и XML.

Справку 2-НДФЛ Госуслуги предоставляют уже со встроенной усиленной квалифицированной электронной подписью ФСН.

При увольнении работнику в обязательном порядке должна выдаваться справка по форме 2-НДФЛ, так как ее обычно требуют при трудоустройстве на новую работу. Но если по каким-то причинам такой документ не предоставили, то его можно заказать самостоятельно через портал «Госуслуги» или на сайте ФНС.

Обязанность налогового агента не только удержать с дохода сотрудника НДФЛ и перечислить его бюджет, но и своевременно предоставлять в налоговую сведения об этом. Сведения предоставляются по форме 2-НДФЛ по итогу календарного года. С 2016 года в обязанности организаций включена сдача расчета по форме . Но данное обязательство не отменяют справку 2-НДФЛ, так как в отличие от расчета она содержит информацию по каждому сотруднику индивидуально.

Куда сдавать 2-НДФЛ

Сдают справку в налоговый орган по месту учета организаций или предпринимателей. Если организация имеет обособленные подразделения, то куда именно подавать справку зависит от того, кто выплачивает сотрудникам зарплату. Если это делает головной офис, то справки по сотрудникам сдает он, а если заработная плата выплачивается обособленными подразделениями, то по форме 2-НДФЛ справку сдать нужно в ИНФС по месту регистрации подразделения.

Когда сдавать 2-НДФЛ для организаций, ИП и налоговых агентов

Сроки по предоставлении справок 2-НДФЛ одинаковы для всех налоговых агентов, как для организаций, так и для предпринимателей. Сделать это нужно до 1 апреля года, следующего за отч етным. Как правило, отчетным годом признается календарный год.

В том случае, если в середине года организации или предприниматели проводят реорганизацию или ликвидацию, то отчетным будет считаться период с начала года до даты реорганизации или ликвидации.

Отдельно следует выделить лиц, осуществляющих операции с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок. Они подают сведения о суммах удержанного и уплаченного НДФЛ по получателям. Но отчитываются они не по справке 2-НДФЛ, а по форме для налога на прибыль. Срок подачи при этом не один раз за год, а до 28 числа месяца, после отчетного периода. То есть в те же сроки, что установлены для сдачи отчета налога на прибыль.

Ответственность за непредставление

При представлении справки 2-НДФЛ несвоевременно ИФНС вправе оштрафовать налогового агента на сумму 200 рублей по каждой справке. При обращении ИФНС в суд, на работодателя может быть наложена административная ответственность в следующих размерах штрафных санкций:

• 100 – 300 рублей – штраф для граждан;
• 300 – 500 рублей – штраф для должностного лица.

Должностным лицом считается руководитель организации.

Кроме того, за предоставленные недостоверные сведения налогового агента могут оштрафовать на сумму 500 рублей. Причем штраф будет применен к каждой справке с недостоверной информацией.

Под «недостоверной информацией» понимают любые допущенные ошибки в справке, в том числе в реквизитах, кодах вычетах и в сообщаемых суммах. Данное правило установлено с 2016 года.

Избежать штрафа за недостоверную информацию можно только если налоговый агент сам обнаружит ошибку и исправит ее до сообщения налоговиков. Срок сдачи справки при этом значения не имеет. Даже если организация сдаст неверную справку, а затем по указаниям инспекторов исправит ее до 1 апреля, избежать штрафа не удастся.

Способ подачи 2-НДФЛ

Справку 2-НДФЛ подать можно одним из трех способов:

• на бумажном носителе непосредственно в ИФНС;
• в виде почтового отправления, оформив письмо с описью вложения;
• в виде электронной справки по ТКС.

В зависимости от способа подачи справки в налоговый орган различают ее дату представления. При подаче лично налоговому инспектору – день обращения, при отправке почтой – дата почтового отправления, при отправке по ТКС – дата, зафиксированная при отправке оператором.

Подача справки по ТКС

Все больше организаций сдают сведения по форме 2-НДФЛ в виде электронной справки. Способ подачи справки по ТКС должны применять все организации с количеством человек 25 и более. Для этого организация или предприниматель выбирают оператора, предоставляющего услуги электронного документооборота.

Дополнительно распечатывать сведения и отправлять в инспекцию на бумажном носителе не требуется.

Справка 2-НДФЛ считается принятой, если после отправки по ТКС она прошла форматный контроль и зафиксирована ИФНС.

Если форматный контроль справка не проходит, то для устранения ошибки потребуется время. А это может привести к опозданию в отправке сведений в срок. Штраф за опоздание с отправкой сведений в этом случае применен не будет, так как их отправка произошла в срок, а вот если справка содержит ошибку, грозит 500 рублей штрафа.

Если организация после отправки сведений в налоговую самостоятельно обнаружила ошибку, она вправе аннулировать справку. Для этого ошибочную справку нужно отправить вновь с кодом корректировки «99». В справке указать только реквизиты сотрудника, а данные о выплатах и налоге не заполнять. Таким образом, в строках «Сумма налога» будут проставлены нули.

После этого составляется новая справка с правильными данными и отправляется в налоговую повторно. Штрафа в этом случае удастся избежать. Главное внести исправления до требования ИФНС и уложиться в срок до 1 апреля.

Подача 2-НДФЛ на бумажном носителе

Если организация или предприниматель, как налоговый агент выплатили налогооблагаемый доход не более чем 25 лицам, то сдать справку 2-НДФЛ они могут на бумаге. К справкам также прикладывается реестр сведений о доходах в двух экземплярах. Один остается в налоговой, а второй с отметкой инспектора возвращается налоговому агенту.

После того, как сведения по сотрудникам будут проверены инспектором, налоговая составляет в двух экземплярах протокол. Данный протокол приема сведений отдают лично представителю организации или предпринимателю, либо в срок до 10 рабочих дней направляется по почте в адрес налогового агента.

Выдача справки сотруднику

По заявлению справку 2-НДФЛ можно выдать сотруднику организации. Они могут потребоваться, например, если сотрудник увольняется или переводится в другую организацию в середине года. Тогда новому работодателю нужно будет учесть все предоставленные сотруднику вычеты по прошлому месту работы.

Срок для выдачи справки сотруднику по заявлению составляет до 3 дней.

Довольно часто возникает ситуация, когда сотрудник в течение года не имел дохода, который облагается НДФЛ. Например, во время отпуска по уходу за ребенком. В этом случае справку выдавать не нужно, так как выдачей справки занимается налоговый агент, которым в этот год работодатель не был. Однако, если сотрудник пишет заявление с просьбой выдать ему справку, игнорировать это не нужно. Сотруднику можно выдать справку в свободной форме, которая подтвердит отсутствие налогооблагаемого дохода у сотрудника. Либо выдать сотруднику бланк справки 2-НДФЛ с проставленными в соответствующих разделах прочерками.

Получить справку может сотрудник не сам лично. За него это может сделать доверенное лицо или его представитель. Доверенному лицу для получения справки нужно заверить нотариально доверенность, а представитель может получить ее и без доверенности.

Законодательная база

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1 Сдают ли справку 2-НДФЛ в инспекцию сотрудника, по месту его проживания?

Ответ: Нет, данная справка предоставляется только в ИФНС по месту регистрации работодателя.

Вопрос №2 Можно ли подавать сведения на электронном носителе? Например, на флешке?

Ответ: Данный способ подачи отменен с 2016 года. Подать сведения можно либо на бумаге, либо в электронном виде.