Инвентаризация товарно материальных ценностей на складе. Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Отражение результатов инвентаризации расчетов

Как уже было рассмотрено выше, в процессе проведения инвентаризации ТМЗ на предприятии ТОО «Стимул» составляется инвентаризационная опись в одном экземпляре по каждому местонахождению запасов, а также по каждому материально-ответственному лицу. Опись подписывается комиссией, материально-ответственными лицами и передается в бухгалтерию. (Приложение В)

Инвентаризационные описи заполняются чернилами, шариковой ручкой или химическим карандашом, четко и ясно. Никаких помарок, подчисток и перечеркиваний не допускается. Исправление допущенных ошибок должно производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания тонкой чертой неправильных записей и внесения сверху необходимых исправлений. Сделанные исправления в описи должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов инвентаризационной комиссии.

В инвентаризационных описях указывают порядковый номер записи и по каждому виду запасов - наименование товара, номенклатурный или порядковый номер по прейскуранту, номера артикулов, сорта и другие отличительные признаки товара, предусмотренные прейскурантами, количество мест, единица измерения, количество товара счетом, весом (брутто и нетто), цену за единицу и сумму, а также другие необходимые данные.

По мере завершения заполнения каждой страницы описи проводится взаимная сверка всех ее экземпляров. В случае выявления расхождения вновь проверяют те товары, по которым получилось расхождение, и вносят исправления. Категорически запрещается вносить в описи данные об остатках запасов со слов материально ответственных лиц без фактического пересчета, перевешивания, перемеривания и обмеров. В описях не допускаются пропуски незаполненных строк. В последних листах описей пустые строки прочеркиваются.

При проведении инвентаризации товаров одновременно инвентаризируются и остатки товаров (порожней и под товаром), находящиеся на предприятии. Они заносятся в отдельную опись по видам тары с указанием наименования, прейскурантного номера тары, признаков, определяющих ее назначение и качественное состояние (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.), количества и цены за единицу.

После взаимной сверки всех экземпляров описи. Которые велись членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами, на каждой ее странице подсчитывают итоги по количеству и сумме и указывают прописью, какими порядковыми номерами начата и окончена страница описи. Число порядковых номеров товарно-материальных запасов и общий итог количества в натуральных показателях всех запасов, записанных на данной странице, независимо в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) они учитывались.

По завершении инвентаризации полностью в конце описи указанные данные следует привести отдельно по последней странице и в целом по всей описи.

Каждую страницу всех экземпляров инвентаризационной описи и опись в целом подписывают материально ответственные лица, при бригадной материальной ответственности - бригадир и все участвующие в инвентаризации члены бригады и все члены инвентаризационной комиссии. Такой порядок оформления инвентаризационных описей предотвращает ошибки, исключает возможность внесения в последующем в описи каких-либо дополнений и изменений (приписок).

Оформление инвентаризационных описей завершается заполнением материально ответственными лицами расписки следующего содержания: “Все запасы, поименованные в настоящей инвентаризационной описи с № __ по №__ комиссией проверены в натуре в нашем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий не имеем. Запасы, перечисленные в описи, находятся на нашем ответственном хранении”.

При смене материально ответственного лица расписываются в описях оба работника: лицо, принявшее запасы - в их получении, а лицо, передавшая запасы - в их сдаче.

Обнаруженные при инвентаризации товары устаревших фасонов и моделей и частично потерявшие свое первоначальное качество, малоходовые и залежавшиеся товары не включаются в основную инвентаризационную опись, а заносятся в отдельную опись. К этой описи прилагается письменное объяснение руководителя предприятия о причинах наличия таких товаров, и вносится предложение об их использовании и сроках реализации.

Товары, пришедшие в полную негодность (лом, порча и брак), также не включаются в основную инвентаризационную опись, на них комиссия составляет акт о порче с указанием ее причин и лиц, виновных в порче (если установлено) и передает его в установленном порядке на рассмотрение руководителю торговой организации.

Товары, проданные и оплаченные покупателями, списанные в расход по товарному отчету, но не вывезенные покупателями или не отправленные) до начала инвентаризации, также подлежат инвентаризации, и записываются в отдельную опись под названием “Товары, проданные до инвентаризации, но не вывезенные покупателями”. В этой описи, помимо необходимых данных о товарах, указывают также наименование покупателей, даты и номера товарных документов и выписанного счета. Документы на отпуск этих товаров включаются в товарные отчеты или реестры, составленные до инвентаризации, и передаются в бухгалтерию для списания проданных товаров со счетов материально ответственных лиц.

Товары, подготовленные к отправке, согласно выписанным нарядам, но не оплаченные и не вывезенные покупателями до инвентаризации, включаются в основную инвентаризационную опись как собственные (непроданные) товары. При этом упакованные товары (за исключением товаров в фабричной упаковке) должны быть распакованы и занесены в опись в натуре, а не по сопроводительным документам. Одновременно за подписью председателя инвестиционной комиссии на всех экземплярах нарядов и других документов на отправку товаров делается отметка о том, что эти товары включены в инвентаризационную опись.

Товары, принадлежащие другим организациям (предприятиям) и находящиеся на ответственном хранении, инвентаризируются, вместе с собственными и записываются в отдельную опись, в которой делается ссылка на соответствующие документы, подтверждающие принятие товаров на ответственное хранение. Материально ответственные лица обязаны до инвентаризации заполнить на них отдельный товарный отчет и предъявить инвентаризационной комиссии.

Товары, поступившие в предприятие в период проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и записываются в отдельную опись соответствующей формы под названием “Товарно-материальные запасы, поступившие во время инвентаризации” . В описи указывается: когда, от кого поступили запасы, дата и номер сопроводительного документа, наименование запасов, количество, цена, сумма. Одновременно на приходном документе (счете-фактуре, товарно-транспортной накладной и т.п.) за подписью председателя инвентаризационной комиссии делается отметка: “После инвентаризации” , со ссылкой на дату описи, в которую записаны документы.

Приходные документы на поступившие товары в период проведения инвентаризации приходуются и включаются в первый товарный отчет, составленный после инвентаризации.

При длительном проведении инвентаризации на крупных торговых предприятиях, в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера предприятия могут отпускать товары материально ответственными лицами в процессе инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии. Отпущенные товары заносятся в отдельную инвентаризационную опись под названием “Товарно-материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации ”. Данная опись оформляется аналогично описи на поступившие товары в период проведения инвентаризации. В расходных документах (счете-фактуре, товарно-транспортной накладной и т.п.) за подписью председателя инвестиционной комиссии делается соответствующая отметка.

При установлении фактов неоприходования поступивших товаров должны быть затребованы объяснения лиц, получивших их. В случае злоупотребления материалы передаются судебно-следственным органам.

Результаты инвентаризации товарно-материальных запасов в пути оформляются “Актом инвентаризации материалов и товаров, находящихся в пути”, в котором по каждой отправке приводятся следующие данные: наименование (согласно документу), количество и стоимость (согласно данным учета), дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти запасы учтены на соответствующих счетах. При этом по грузам, не прибывшим в установленный срок и числящимся в учете как товары в пути, необходимо проверить какие меры приняты к их розыску.

В описях на товары, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводят наименование покупателя, наименование товаров, дату отгрузки, дату выписки, номер и сумма счета- фактуры.

Таким образом, инвентаризационные описи являются основными документами, фиксирующими фактическое наличие и состояние товарно-материальных запасов в торговых помещениях и на складе предприятия ТОО «Стимул».

Все надлежаще оформленные, пронумерованные и проверенные инвентаризационные описи считаются подлинными, и они передаются председателем инвентаризационной комиссии в следующем порядке:

Первый экземпляр описи, заполненный членом комиссии и экземпляр, заполненный материально ответственным лицом в бухгалтерию торговой организации, где ведется учет товарно-материальных запасов;

Второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, передается материально ответственному лицу под расписку на первом экземпляре.

Материально ответственным лицам экземпляр описи передается немедленно после оформления описей подписями членов комиссии под расписку на первом экземпляре, передаваемом в бухгалтерию.

Первые экземпляры инвентаризационных описей товаров (вместе с экземплярами материально ответственных лиц) с их перечнем, контрольные ведомости, ведомости отвесов, акты и расчеты обмеров, акты на лом, бой, брак и порчу товаров и другие инвентаризационные материалы передаются в бухгалтерию предприятия в день окончания инвентаризации или в начале следующего рабочего дня, если инвентаризация заканчивается в нерабочее время, согласно перечню инвентаризационных описей под расписку главного бухгалтера.

На все инвентаризационные описи заполняется специальный перечень в двух экземплярах: первый экземпляр с распиской главного бухгалтера остается у председателя инвентаризационной комиссии, второй - при инвентаризационных описях в бухгалтерии ТОО «Стимул».

Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения - излишек или недостача.

По завершении инвентаризации в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации делаются итоговые записи: дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам - их погашение либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков.

Завершив инвентаризацию товарно-материальных запасов и надлежаще оформив инвентаризационные описи, рабочая инвентаризационная комиссия выявляет предварительные результаты инвентаризации товарно-материальных запасов на месте немедленно по ее окончании и до открытия предприятия путем сравнения фактических остатков товаров и тары по описи с остатками их, показанными в товарном отчете, составленном на дату инвентаризации.

Проведенная инвентаризация выявила недостачу ТМЗ на складе нефтепродуктов.

На товары, по которым выявлены расхождения между учетом и фактическими данными по описи, бухгалтерией составлена “Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных запасов” (Приложение Г). В ней выявленные расхождения показываются по каждому наименованию ТМЗ с подробным указанием его отличительных признаков, результаты инвентаризации (недостачи или излишки). ТМЗ, не имеющие расхождения, записываются в ней общим итогом.

По каждому факту расхождений между показателями бухгалтерского учета и инвентаризационной описи материально ответственные лица обязаны предоставить инвентаризационной комиссии письменные объяснения по существу расхождений с указанием причины, вызвавшей излишки, сверхнормативные недостачи и пересортицу товаров.

Результаты инвентаризации товарно-материальных запасов и работа рабочей инвентаризационной комиссии оформлены протоколом, в котором фиксируются итоги инвентаризации. В протоколе отмечают причины недостачи, порчи и боя товарно-материальных запасов и виновных лиц, делают свои выводы по результатам инвентаризации товарно-материальных запасов, дают предложения по устранению выявленных недостатков, взаимозачету недостач и излишков при пересортице товаров, списанию товарных потерь в пределах норм естественной убыли. (Приложение Д)

По всем недостачам, потерям и излишкам материальных запасов и денежных средств инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально-ответственных лиц письменные объяснения. На основании предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета. Недостачи или порча ТМЗ возмещаются за счет виновных лиц. По решению администрации предприятия (приказ или распоряжение по итогам работы инвентаризационной комиссии) на него закладывается взыскание. Виновное в недостаче или порче материально-ответственное лицо обязано возместить ущерб предприятию в соответствии с положениями статей Закона о труде в Республике Казахстан.

Все товарно-материальные ценности, которые находятся на балансе организации, торговой точки, предприятия, подлежат обязательному учету . При приобретении каких-либо вещей или объектов происходит их зачисление, при продаже, списании – снятие с остатка.

Не зависимо от этого по ряду причин производится инвентаризация имеющихся ценностей для приведения остатков, которые числятся на балансе, с тем, что фактически имеется в наличии. Такой процесс имеет определенный порядок действия , а также особые формы отчетности и фиксации своих результатов .

Определение

Инвентаризация товарно-материальных ценностей по своему определению представляет собой проверку фактического наличия всего имеющегося на балансе имущества с целью приведения ее в соответствие с данными бухгалтерского учета и выявления излишков или недостатков.

Проведение инвентаризации становится необходимым в таких случаях :

1. При периодической сверке учетного и фактического остатка. Для различных организаций и подразделений она производится с определенной периодичностью, но, как правило, не реже одного раза за календарный год.
2. При передаче своего имущества в аренду или при его продаже.
3. При изменениях организационно-правовой формы предприятия.
4. При изменении материально-ответственного лица всей организации или структурного подразделения (отдела, магазина сети супермаркетов и т.д.).
5. При выявлении каких-либо фактов, связанных с хищением ценностей.
6. При порче имущества, связанного со сторонними факторами (возгорание, подтопление, отсутствие электричества при хранении ценностей в условиях повышенных или пониженных температур).
7. При стихийных бедствиях, которые привели к порче ТМЦ.
8. При полной ликвидации организации.

В свою очередь, результатом проведения инвентаризации становится:

• выявление соответствия бухгалтерского остатка с действительным;
• определение излишков ТМЦ;
• определение .

Учет

Порядок проведения инвентаризации зависит от ее вида, которая может быть следующей:

1. Полной . Она включает в себя проверку всех ТМЦ, которые находятся на балансе фирмы или организации, при чем берутся во внимание также обязательства финансового характера. Зачастую подобный вид применяется при перемене собственника или же составлении годовой отчетности.
2. Частичная инвентаризация, при какой проводят проверку одного из видов числящихся ценностей, который находятся на балансе организации.
3. Выборочная , предполагающая приведение остатков в соответствие с учетными по отдельному признаку – те, которые были уценены, подлежат списанию, перемещению и т.д..

Кроме того, инвентаризации могут разделяться на плановые, проводимые по заранее утвержденному графику, а также внеплановые, необходимость которых связана с такими событиями, как смена руководства, подозрение в хищении, стихийное бедствие и т.д.

Общий порядок проведения инвентаризации предусматривает следующие шаги :

1. Составление приказа на осуществление, формирование комиссии для пересчета.
2. Проверка исправности приборов измерительного характера, а также терминалов, если инвентаризация производится при их помощи (это больше относится к крупным торговым точкам).
3. Сбор и подготовка первичной документации по имеющимся товарно-материальным ценностям.
4. Осуществление непосредственно процесса пересчета фактического остатка. При его проведении важно ограничивать доступ сотрудников, задействованных в процессе, к информации о бухгалтерском остатке для большей достоверности результатов.
5. Заполнение ведомостей, положенных законом или внутренними порядками организации.
6. Передача результатов пересчета в бухгалтерию (в том случае, если отдельным порядком не предусмотрено сведение результатов начальником структурного подразделения).
7. Выявление имеющихся расхождений результатов с фактическим остатком.
8. Составление по расхождениям ведомостей оприходования и списания.
9. Проведение анализа итогов пересчета.
10. Выявление виновных лиц при обнаружении определенного количества излишка или недостачи.
11. Оформление окончательных результатов проведения пересчета.

Положение и бланк

Положение о проведении инвентаризации определяется внутренней политикой организации или предприятия. Основным документом, который определяет ее ход, является , который должен издаваться не позднее, чем за 10 дней до начала самого пересчета .

Типовая форма приказа составляется по ИНВ-22 и содержит в себе такие данные:

• перечень имущества, который подлежит пересчету в данную ревизию (полная, частичная, выборочная);
• основания для проведения пересчета (плановая, внеплановая и по каким причинам);
• порядок проведения, сроки осуществления и конечный срок выведения результатов;
• состав комиссии и назначение ее председателя.

После проведения пересчета результаты заносят в следующие бланки и документы :

1. ИНВ-3 – отражается общее количество пересчитанного товара и его характеристики. Если такой ведомости выходит несколько листов, в таком случае все листы обязательно нумеруются и скрепляются таким образом, чтобы их невозможно было заменить. Последняя страница содержит общие итоги проведенной инвентаризации и подписи материально-ответственных лиц.
2. Опись ТМЦ , которые поступили в организацию при проведении инвентаризации.
3. Опись, которая фиксирует отпущенные товарно-материальные ценности в ходе инвентаризации .
4. ИНВ-6 – в таком бланке отражают ТМЦ, которые числятся на балансе предприятия, но на момент пересчета находятся в пути следования на фирму.
5. ИНВ-5 – описывают товар и ценности на других складах фирмы или предприятия.
6. ИНВ-4 – содержит сведения об отгруженных ценностях, за которые еще не прошла оплата от контрагента.
7. ТОРГ-15 и ТОРГ-16 – отражают информацию о браке ТМЦ, испорченном имуществе, которое подлежит списанию в процессе инвентаризации.
8. ИНВ-19 – представляет собой сличительную ведомость и отражает перечень ТМЦ, по которым выявлено несоответствие бухгалтерского остатка и действительного.

После проведения ревизии, пересчета сомнительных результатов (если таковые имеются или же материально-ответственное лицо оспаривает их), руководящее лицо фирмы подписывает окончательные итоги, выведенные бухгалтерией, а также приказ, который утверждает все выведенные показатели.

Сроки

Сроки проведения инвентаризаций определяются такими моментами и факторами :

1. Особенностью учетной политики предприятия . Периодичность проверок определяется сложностью произведения пересчета, необходимостью вызова дополнительного количества сотрудников и, следовательно, произведения выплат. Общая инвентаризация, как правило производится с периодичностью один раз за календарный год, частичные могут осуществляться раз за месяц, а особо проблемные группы чаще – раз в неделю, раз в три дня и т.д..
2. Желанием руководителя . В связи с какими-либо событиями он имеет право назначить внеплановую проверку для определения фактического наличия товарно-материальных ценностей на вверенной ему организации.
3. Какими-либо не зависящими от руководства и работников событиями . К примеру, если на торговой точке произошла порча имущества – пожар, наводнение и т.д., то проведение инвентаризации является необходимым действием для выявления принесенного ущерба и списания с остатка товарно-материальных ценностей, которые пришли в негодность и подлежат списанию с остатка организации;
4. Сменой материально-ответственных лиц . Такое может происходить при увольнении начальника, переводе, выходе на пенсию и т.д.. Разумеется сотрудник вряд ли согласится ждать периода, когда подойдет следующая плановая очередь проведения пересчета на вверенном ему участке или целой организации.

Проводки

Проведение результатов пересчета по бухгалтерии является окончательным этапом ревизии . Основной целью такой операции является постановка на учет выявленных излишков товарно-материальных ценностей и списание получившейся недостачи.

Данные операции осуществляются при помощи таких статей и проводок :

1. Отображение дохода от оприходования – дебет 08, кредит 91.
2. Отображение оприходования по рыночной цене – дебет 01, кредит 08.
3. Постановка выявленных излишков – дебет 41, кредит 91 (по субсчету прочие доходы).
4. Недостача ТМЦ фиксируется по дебет 94, кредиту 41.

Кроме общих положений по поводу выявления недостач, их еще могут делить на три вида статей :

1. Недостачи, величина которых находится в пределах , принятых на конкретной фирме или организации. При таком варианте применяют дебет 20 и кредит 94.
2. Списание недостачи, которая образовалась по вине определенных лиц – снятие с остатка происходит путем вычета соответствующей суммы из выплачиваемого дохода сотрудникам. При таком варианте применяют счета дебет и кредит 94, а впоследствии уже производят вычет из заработной платы.
3. Результаты инвентаризации, в ходе которых выявлена недостача, превышающая нормы естественной убыли. Такой вариант возможен, когда виновное лицо не определено. Списание производится при помощи счетов дебет 91 и кредит 94.

Таким образом, периодичность проведения инвентаризаций определяется внутренней политикой организации , а также сторонними событиями , при которых производится внеплановая ревизия. Выявленные в ходе проведения излишки и недостачи положенным по закону образом должны быть оприходованы или списаны с баланса организации.

Инвентаризация ТМЦ в 1С представлена в данной инструкции.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние, на момент инвентаризации, приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам или отчетам, с указанием "до инвентаризации на (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально-ответственные лица дают расписку о том, что к началу инвентаризации вое расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие описаны в расход.

Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках - основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где находится инвентаризация. В тех случаях, когда материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно заявить об этом председателю, комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

Правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств. Инвентаризация товарно-материальных ценностей.

Товарно-материальные ценности (товары, вспомогательные материалы, лекарственное растительное сырье, тара, инвентарь и т.п.) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (дозировки, фасовки и др.).

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Комиссия в присутствии материально-ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей.

Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненными строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должны быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а, сдавший - в сдаче этого имущества.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и оприходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка, за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отпущенные, но не оплаченные в срок покупателями, оплаченные покупателями, но на момент инвентаризации не отпущенные. Отдельно составляются описи на выявленные в процессе инвентаризации ценности с истекшим сроком годности, испорченные или имеющие другие дефекты. К этим описям прикладываются объяснительные виновных лиц.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

3.15. Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

3.16. Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

3.17. Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

3.18. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

3.19. При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

3.20. Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами, по отгруженным - копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах ("Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

3.21. Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

3.22. В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

3.23. Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

3.24. В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

3.25. Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Каждое предприятие обязан вести учет ТМЦ и проводить периодические проверки имущества, именуемые инвентаризацией. Основная цель инвентаризации товарно-материальных ценностей заключается в проверке наличия разницы между имеющимися данными о количестве товара в учетной системе и реальным количеством товара в магазине, на складе или ином месте хранения.

При проведении инвентаризации товаров предприятие должно быть готовым, что придется затратить дополнительные ресурсы и понести некоторые убытки, например:

• Отвлечение сотрудников от их непосредственных обязанностей;
• Надбавки сотрудникам за внеурочную работу;
• Упущенная выгода в случае если работа магазина или склада была приостановлена.

В ситуациях, когда вся организация состоит всего из одного человека, он должен брать на себя сразу несколько трудовых обязанностей, таких как директор, бухгалтер, материально ответственный сотрудник. Именно поэтому каждый предприниматель должен знать, как происходит ревизия и как ее грамотно оформлять.

Пошаговый порядок проведения инвентаризации ТМЦ на складе

В процессе проведения инвентаризации на складе или в магазине требуется:

1. Составить приказ о проведении проверки ТМЦ.
2. Назначить комиссию.
3. Пересчитать весь имеющийся товар и оценить его.
4. Заполнить опись инвентаризации.
5. Если были обнаружены какие-либо проблемы, то оформить требуемые акты.
6. Передать все документы в бухгалтерский отдел.
7. Выполнить проводки по учету выявленных излишком и недостачи.

В бухгалтерии на основании переданных документов будет составлена сличительная ведомость с итогами ревизии по каждому из товаров. В конце года будет составлена ведомость учета итогов, в которой будут отражены окончательные результаты. Затем издается приказ об утверждении итогов ревизии, изменения записываются в учет, и может быть принято решение о взыскание ущерба с материально ответственного работника.

Пошагово процесс инвентаризации ТМЦ выглядит следующим образом:

• Шаг 1 . Подготовка к ревизии и сбор комиссии. На этом этапе директор издает соответствующий приказа и создает специальную комиссию, в которую обязательно включен материально ответственный работник и бухгалтер (либо если их нет, то один сотрудник, отвечающий за всех). Все происходит на основании приказа о проведении инвентаризации. ИНВ-22.
• Шаг 2 . Проведение инвентаризации товарных и материальных ценностей и фиксирование ее итогов. Требуется распечатать инвентаризационную опись. Члены комиссии тщательно пересчитывают весь имеющийся на складе или в магазине товар и вносят все итоги в раздел «Фактическое наличие». Затем все подписывается каждым из членов комиссии. Инвентаризационная опись ТМЦ имеет форму ИНВ-3.
• Шаг 3. Сверяются итоги ревизии с тем количеством товара, которое должно быть, согласно бухгалтерскому учету. Составляется сличительная ведомость. Заполняются прочие документы и акты, объясняющие все расхождение между реальным количеством товарно-материальных ценностей и тем, что должно быть. Если в организации есть бухгалтер, тогда именно он проводит сверку на основании ИНВ-3. Сличительная ведомость имеет форму ИНВ-19.
• Шаг 4. По товарам в пути составляется акт инвентаризации ИНВ-6, по ТМЦ, принятым на ответственное хранение заполняется инвентаризационная опись ИНВ-5.
• Шаг 5. Подведение итогов ревизии и их отражение в бухгалтерском учете. На этом этапе принимается решение о взыскании ущерба с виноватых, если таковые установлены. Директор издает распоряжение об утверждении итогов ревизии. Именно оно и служит основанием для внесения записей в бухгалтерские регистры. В то же время составляется ведомость учета итогов ИНВ-26. Данная ведомость обычно формируется в конце года по итогам всех проверок, проводимых в течение года.

Оформление документов при проведении инвентаризации товаров

При проведении ревизии происходит подробный учет. Товар подсчитывается, взвешивается, измеряются все данные. Об итогах проведенной инвентаризации следует оформлять специальную инвентаризационную опись. Стандартный формат такой описи ИНВ-3 был утвержден по решению Госкомстата.

Согласно итогом такой проверки в инвентаризационной описи ТМЦ следует учитывать:

• Товарно производственные запасы;
• Продукцию;
• Другие запасы.

Все данные подлежать уточнению на основании следующих конкретных сведений;

• Название;
• Группа и разновидность;
• Количество;
• Сорт или марка;
• Прочее.

В целом ИНВ-3 состоит из 4-х страниц. На первой размещена вся информация о компании, данные приказа о назначении ревизии, подписи сотрудников несущих материальную ответственность.

На второй и третьей размещается специальная таблица с данными относительно проведенной ревизии. На четвертой итоги и соответствующие подписи.

Начиная с 2013-го года, компании не обязаны использовать специальные формы. Они имеют полное право на то чтобы самостоятельно разработать и утвердить свой вариант данного документа. В нем они могут утвердить все операции реквизиты и прочее.

Если предприятие применяет для инвентаризации ТМЦ типовую форму ИНВ-3, то в заполненном виде выглядит она так:

Скачать образец инвентаризационной описи ИНВ-3 — .

Учет результатов инвентаризации ТМЦ

Если по итогам ревизии была выявлена недостача, следует пересчитывать все повторно. Затем при бухгалтере или центральной комиссии изымаются все ярлыки недостачи ТМЦ для вынесения решения.

Аналогичный порядок действий происходит и при обнаружении лишнего. Проводится перерасчет при бухгалтере и комиссии. Изымаются все ярлыки.

Если обнаружена пересортица, то все происходит по тому же сценарию.

После этого каждый из членов комиссии должен расписаться в акте о проведении инвентаризации, и центральная комиссия переходит к другому объекту.

После того как она ушла, снимаются ярлыки, пересчитываются и снимаются данные о наличии товара по факту.

Затем материально ответственные сотрудники должны заполнить сличительную инвентаризационную ведомость данными о документальной и фактической численности ТМЦ. Ее подписывают члены комиссии и бухгалтер.

Образец сличительной ведомости ТМЦ ИНВ-19:

Если удалось установить виновных, то обнаруженная недостача отражается стандартными бухгалтерскими проводками для инвентаризации.

Если найти их не получилось или они отказались возместить все, то недостача учитывается среди прочих расходов.

Бухгалтерские проводки по учету излишком и недостачи ТМЦ

Таблица с проводками по бухучету по учету результатов инвентаризации товаров, материалов: